1. ، وهو الإجراء الذي بموجبه تبدأ علاقة المنسوب بإدارة البعثات والعلاقات الجامعية وفيه يتم الحصول على جميع المسوغات المطلوبة للابتعاث والمدرجة في قائمة طلبات فتح ملف.
  2. ويقوم فيه المرشح للابتعاث بمراسلة الجامعات للحصول على قبول ويتم تزويده بالضمان المالي من قبل الإدارة لتقديمه للجامعات الخارجية.
  3. يقوم المبتعث برفع القبول الذي حصل عليه إلى القسم الذي يتبع له ليتم البت فيه عن طريق مجلس القسم وإصدار التوصية اللازمة مع تحديد اسم الجامعة والبلد والدرجة العلمية والتخصص.
  4. يقوم رئيس القسم برفع القبول الذي حصل عليه المبتعث إلى عميد الكلية ليتم البت فيه عن طريق مجلس الكلية وإصدار التوصية اللازمة مع تحديد اسم الجامعة والبلد والدرجة العلمية التخصص.
  5. ، رفع محضر مجلس الكلية لمعالي مدير الجامعة للمصادقة عليه والتوجيه بعرض المواضيع الخاصة باللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
  6. ، بعد المصادقة على محضر مجلس الكلية يتم رفع الموضوع من قبل الكلية لسعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي رئيس اللجنة بطلب عرض الموضوع على اللجنة الدائمة للتدريب والابتعاث بالجامعة مشفوعا بمذكرة عرض وكامل مسوغات العرض على اللجنة.
  7. ، عند اجتماع عدد كاف من المواضيع يتم الرفع لسعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي رئيس اللجنة الدائمة للتدريب والابتعاث من سعادة المشرف العام على إدارة البعثات والعلاقات الجامعية بطلب انعقاد اللجنة ويتم تحضير المواضيع للعرض بعد دراستها من قبل سكرتير اللجنة.
  8. بعد انعقاد اللجنة يتم إعداد المحضر من قبل إدارة البعثات ويتم رفعه لمعالي مدير الجامعة من قبل المشرف على إدارة البعثات عن طريق سعادة وكيل الجامعة للدراسات العليا والبحث العلمي رئيس اللجنة لاعتماد ما جاء فيه. 
  9. على موافقة معالي مدير الجامعة على محضر اللجنة يقوم الموظف المسؤول عن اصدار القرارات بإصدارها وارسالها لمعالي مدير الجامعة لتوقيها.
  10. بناءً على قرار معالي مدير الجامعة يصدر سعادة المشرف العام على إدارة البعثات والعلاقات الجامعية القرار التنفيذي للابتعاث والذي بموجبه يحصل المبتعث ومرافقيه على أوامر الإركاب لتذاكر السفر ثم السفر إلى مقر البعثة.

ولكي يتم اصدار القرار التنفيذي، يجب ان تكون الإجراءات التالية قد اكتملت:

 (1) نموذج إخلاء الطرف         (2) نموذج تعهد لمحرم المبتعثة للالتزام بأنظمة الابتعاث         

(3) نموذج تعهد المبتعث.

  1. ، بعد صدور القرار التنفيذي يتم إرسال صورة القرار إلى الجهات المعنية داخل الجامعة وخارجها بما في ذلك الملحق الثقافي ببلد الابتعاث ويتم تسليم المبتعث الصورة التي تخصه بعد التأكد من إحضار التعهدات اللازمة وإخلاء طرفه من كافة إدارات الجامعة.